Dateien und Wissenssammlungen in Langdock: welcher Weg für welches Wissen

Stand: 28.10.2026

Alle Beispiele haben wir im DECAID-Demo-Workspace mit der fiktiven Firma Quellberg und einem Microsoft-365-Testmandanten nachgebaut und getestet. Dokumente, Zahlen und Produkte im Praxisfall sind erfunden.

Kurz gesagt: Langdock kennt vier Wege, eigene Dokumente einzubinden: den Anhang im Chat, den Ordner, die Wissenssammlung und den synchronisierten Ordner aus SharePoint, OneDrive, Google Drive oder Confluence. In unserem Test mit neun Dateien (in der Wissenssammlung acht, ohne Excel) fanden alle vier Wege die Antworten aus den Textdokumenten richtig, und keiner erfand eine Zahl. Sie unterscheiden sich vor allem bei Tabellen, Tempo und Aktualität: Wer Excel auswerten will, nimmt Anhang, Ordner oder Sync, wer viele Texte durchsuchen will, eine Wissenssammlung oder einen Sync, und wer Dateien braucht, die sich täglich ändern, klickt vor der Frage am Sync auf Aktualisieren oder fragt live über die Integration.

Welche Wege gibt es?

Die Begriffe in der Oberfläche (Stand 28.10.2026):

• Anhang: Dateien, die du an eine Chat-Nachricht hängst. Bis zu 50 Dateien je Nachricht im Web, 5 auf dem Smartphone (Quelle: Langdock-Doku »Dateilimits«).
• Dateien: der Bereich in der Seitenleiste. Dort liegen Ordner, Wissenssammlungen, Dateivorlagen und die zuletzt verwendeten Dateien.
• Ordner: ein Arbeitsbereich für Dateien. Das Modell liest die Dateien, vergleicht sie und kann Ergebnisse zurück in den Ordner speichern. Im Chat wählst du ihn über In einem Ordner arbeiten.
• Wissenssammlung: eine Sammlung von Textdokumenten für die Suche, früher »Wissensordner«, in der englischen Oberfläche »Knowledge Base« (früher »Knowledge Folder«). Im Chat holst du sie mit @ dazu. Langdock beschreibt sie selbst als »Nur-lesbare Sammlung, aus der die KI in Chats zitiert. Für semantische Suche.«
• Synchronisierter Ordner (Folder Sync): ein Ordner aus SharePoint, OneDrive, Google Drive oder Confluence Cloud, den du an ein Projekt oder einen Agenten hängst. Langdock gleicht ihn einmal täglich ab.

Live-Suchen in verbundenen Tools wie Outlook, Teams oder SharePoint laufen über Unternehmenswissen. Das beschreiben wir im Artikel zu Integrationen.

Die vier Wege im Vergleich

Quelle: Langdock-Doku »Arten von Wissen«, »Wissenssammlungen«, »Ordner«, »Folder Sync« und »Unterstützte Dateitypen«, abgerufen am 28.10.2026, dazu unsere Tests.

So richtest du es ein

Wissenssammlung: Unter Dateien auf den Pfeil neben Ordner erstellen klicken und Wissenssammlung erstellen wählen. Name und Beschreibung vergeben, dann Dateien hochladen. Langdock zeigt je Datei »Wird extrahiert«, bis sie durchsuchbar ist. Im Chat tippst du @ und den Namen der Sammlung.

Ordner: Unter Dateien auf Ordner erstellen, Dateien hochladen oder aus dem Chat verschieben. Im Chat wählst du den Ordner unter dem Eingabefeld über In einem Ordner arbeiten.

Synchronisierter Ordner: Im Projekt unter Kontext auf Dateien anhängen und Datei oder Ordner auswählen, im Agenten in der Zeile Ordner auf Ordner hinzufügen. Den Ordner suchst du nach Namen oder fügst einen SharePoint-Link ein (Quelle: Doku »Folder Sync«). Ein Dialog erklärt, dass Berechtigungen bestehen bleiben, die Dateien einmal täglich abgeglichen werden und die erste Synchronisation bis zu einer Stunde dauern kann (Quelle: Oberfläche und Langdock-Doku »Folder Sync«).

Praxisfall: vier Wege, dieselben Fragen

Für Quellberg haben wir neun fiktive Dateien gebaut:

• ein Qualitätshandbuch mit 60 Seiten
• die Lieferbedingungen 2025 und 2026 mit unterschiedlicher Mindestbestellmenge
• fünf kurze Word-Dokumente
• eine Excel-Tabelle mit 297 Absatzzeilen

Dieselben Dateien lagen als Anhang im Chat, in einem Ordner, in einer Wissenssammlung (ohne Excel, siehe unten) und in einem SharePoint-Ordner, der mit einem Projekt synchronisiert war. In allen vier Chats lief dasselbe Modell (Sonnet 5.5), damit nur der Weg den Unterschied macht. Mit Auto kann Langdock je nach erster Nachricht eines Chats ein anderes Modell wählen, deshalb haben wir das Modell für diesen Vergleich fest eingestellt.

Die vier Fragen und die vorher selbst gerechneten Sollwerte:

Das Ergebnis am 28.10.2026:

Zeiten laut Anzeige »Sek. gearbeitet« direkt nach der Antwort. Beim erneuten Öffnen zeigt Langdock oft 1 bis 2 Sekunden weniger, die Werte sind deshalb Richtwerte. ¹ Antwort ohne Arbeitsschritte, Langdock zeigt dann keine Dauer.

Alle Wege fanden die Stelle auf Seite 37 und wiesen darauf hin, dass sie in einem fachfremden Kapitel steht. Alle nannten 30 Kisten und ordneten die 20 Kisten als alte Fassung ein. Keiner erfand ein Pfand für die 0,75-l-Flasche. Die Summe von 631 Kisten haben wir gegen die Datei nachgerechnet, ebenso die Monatswerte 227, 204 und 200.

Was wir beim Testen gelernt haben

Alle Befunde stammen aus Tests am 28.10.2026 mit neun Dateien, einem späteren Nachtrag und Sonnet 5.5. Die Werkzeugschritte haben wir aus den Chatdaten ausgelesen.

1. Bei wenigen Dokumenten war der Weg für die Richtigkeit egal. Alle vier Wege trafen jeden Sollwert, den sie treffen konnten. Das liegt auch an der Menge: Eine Suche liefert bis zu 50 Abschnitte (Quelle: Langdock-Doku »Grundlagen von Wissen«), bei unseren rund 70.000 Zeichen war das schon der größte Teil des Bestands. Ein früherer Test vom 21.09.2026 mit drei langen Studien (rund 424.000 Zeichen) als Anhang und als synchronisierter Ordner kam zum selben Ergebnis. Bei Hunderten Dokumenten sieht das Modell laut Doku nur noch einen Ausschnitt, dort zählt die Suche. Den Weg wählst du deshalb nach Dateitypen, Menge, Aktualität und Zusammenarbeit.

2. Eine Excel-Datei im Stapel lässt den ganzen Upload in die Wissenssammlung scheitern. Wir haben neun Dateien auf einmal hochgeladen, darunter eine Excel-Tabelle. Langdock meldete »Wissenssammlungen unterstützen nur Dokumente (PDF, Word, Text und ähnliche Formate)«, danach lag keine einzige Datei in der Sammlung. Mit einem PDF und einer Excel-Datei passierte dasselbe. Lade Tabellen deshalb getrennt hoch, in einen Ordner oder direkt in den Chat. Hast du schon eine Wissenssammlung und brauchst doch Tabellen, wandelst du sie über das Menü mit In Ordner umwandeln in einen Ordner um. Das geht bis 100 Dateien und nur, solange sie an keinem Agenten, Chat oder API-Schlüssel hängt (Quelle: Doku »Wissenssammlungen«).

3. Die Wissenssammlung sagt offen, was ihr fehlt. Bei der Frage nach den Absatzzahlen nannte sie keine Zahl, zählte die acht vorhandenen Dokumente auf und schrieb: »Ich schätze sie nicht.« Für Excel brauchst du einen der anderen Wege.

4. Die Wege arbeiten unterschiedlich, und das kostet Zeit. Beim Anhang griff Langdock mit einem Lesewerkzeug direkt in die Datei und suchte dort nach Stichwörtern wie »Rückstell«. In unseren Läufen vom 28.10.2026 suchten Wissenssammlung und synchronisierter Ordner zuerst nach passenden Abschnitten im ganzen Bestand. Am 30.10.2026 las Langdock im Projekt die drei Lieferbedingungen dagegen per Werkzeug ganz, ohne Suche. Dieser Chat lief auf Auto; mit fest eingestelltem Sonnet 5.5 suchte Langdock bei derselben Frage im selben Projekt wieder. Wie Langdock synchronisierte Dateien liest, hängt also auch vom Modell ab. Bei der Wissenssammlung sahen wir den Schritt »Gesucht nach ›Rückstellmuster Aufbewahrung‹«, gefolgt von »Der Treffer wurde gekürzt. Ich suche gezielt im Volltext nach.« Gemeint war die Trefferliste: Die Suche lieferte 50 Abschnitte, Langdock zeigte dem Modell nur einen Teil davon und durchsuchte die vollständige Liste dann per Werkzeug nach »Rückstellmuster«. Im Ordner wandelt Langdock die passende Datei erst per Werkzeug in Text um. Bei der Frage nach dem Handbuch tat es das zweimal, einmal für den Text und einmal für die Seitenzahl, und brauchte rund 29 Sekunden statt 6 bis 11.

5. Synchronisierte Ordner sind nicht live. Wir haben einen Nachtrag mit 40 Kisten Mindestbestellmenge ab 01.11.2026 in den SharePoint-Ordner gelegt und sofort im Projekt gefragt. Langdock antwortete mit 30 Kisten und schrieb: »Nachträge: Ich habe keinen gefunden.« Nach einem Klick auf Aktualisieren im Kontext des Projekts kam die richtige Antwort mit 40 Kisten ab 01.11.2026. Ohne diesen Klick hätte der Nachtrag laut Doku bis zum nächsten täglichen Abgleich gefehlt. Ein früherer Test vom 23.09.2026 zeigte dasselbe mit einer geänderten Tabelle.

6. Die Anzeige nach dem Abgleich hinkt hinterher. Direkt nach Aktualisieren stand am Ordner »7 Dateien«, in SharePoint lagen zehn. Nach dem Neuladen der Seite stimmte die Zahl. Lade die Seite neu, bevor du dem Zähler glaubst.

7. Der erste Abgleich ging schneller als angekündigt, verlassen kannst du dich darauf nicht. Langdock kündigt bis zu einer Stunde an. Unsere neun Dateien waren schon durchsuchbar, als wir rund zehn Minuten nach dem Anhängen die erste Frage stellten. Am 15.10.2026 brauchte der erste Abgleich für 250 Dateien dagegen rund 45 Minuten und für einen Kontrollordner mit nur 10 Dateien 22 Minuten. Plane die angekündigte Stunde ein.

8. Im Chat findest du Ordner und Wissenssammlungen an verschiedenen Stellen. @ zeigt nur Wissenssammlungen, Ordner wählst du unter dem Eingabefeld über In einem Ordner arbeiten. Wer im @-Menü nach seinem Ordner sucht, findet ihn nicht.

Welcher Weg wofür?

• Einmalige Frage zu ein paar Dateien: Anhang im Chat. Schnell, Langdock greift direkt in die Dateien und kann rechnen.
• Laufende Arbeit an einem festen Satz Dateien, auch mit Excel: Ordner. Teilbar, Ergebnisse lassen sich zurückspeichern. Langdock liest die Dateien per Werkzeug ein, das dauerte im Test länger.
• Viele Handbücher, Richtlinien oder FAQ, die viele nutzen: Wissenssammlung. Bis 1.000 Dateien, durchsucht passende Abschnitte, keine Tabellen.
• Wissen, das in SharePoint, OneDrive, Google Drive oder Confluence gepflegt wird: synchronisierter Ordner an Projekt oder Agent. Übernimmt die Rechte aus dem Quellsystem, täglich aktuell, vor wichtigen Fragen Aktualisieren.
• Täglich geänderte Dateien: vor der Frage am synchronisierten Ordner Aktualisieren klicken, oder die Datei live über die Integration abrufen, zum Beispiel mit @SharePoint in einem normalen Chat. Im Projekt mit Sync lieferte in einem früheren Test (23.09.2026) auch @SharePoint noch die synchronisierte alte Fassung.

Team, Admin und Governance

• Teilen: Ordner und Wissenssammlungen teilst du mit Personen, Gruppen oder dem ganzen Workspace, mit den Rollen Betrachter und Bearbeiter. Für das Teilen mit dem ganzen Workspace braucht es die Rollenberechtigung Ordner und Wissensdatenbanken mit dem Workspace teilen (Quelle: Langdock-Doku »Wissenssammlungen« und »Ordner«).
• Rechte beim Sync: Synchronisierte Dateien behalten die Rechte aus dem Quellsystem. Wer in SharePoint keinen Zugriff hat, sieht die Datei auch in Langdock nicht (Quelle: Oberfläche und Doku »Folder Sync«).
• Verbindung und Anhängen: Wer Inhalte aus einem synchronisierten Ordner nutzen will, braucht eine eigene Verbindung zu SharePoint, OneDrive, Google Drive oder Confluence in Langdock. Anhängen darf, wer die Rollenberechtigung Integration Ordner anhängen hat und Bearbeiter des Agenten oder Projekts ist. Der Abgleich läuft über das Konto der Person, die den Ordner angehängt hat. Wird sie aus Langdock entfernt, stoppt er, bis jemand anderes den Ordner neu anhängt (Quelle: Doku »Folder Sync«).
• Uploads: Direkte Uploads brauchen die Workspace-Berechtigung Dateien hochladen (Quelle: Doku »Arten von Wissen«).
• Admins und Ordner: Den Inhalt eines Ordners sehen Workspace-Admins nur, wenn er mit ihnen, einer ihrer Gruppen oder dem Workspace geteilt ist (Quelle: Doku »Ordner«). Unter Einstellungen › Dateien verwalten sie Ordner und Wissenssammlungen des Workspace, laut Release Notes v7.20 inklusive Besitzerwechsel und Löschen von Ordnern außerhalb von Projekten. Wissenssammlungen dürfen Admins alle verwalten und den Besitzer ändern (Quelle: Doku »Wissenssammlungen«).
• Löschen: Wird ein Ordner gelöscht, wandern die Dateien in die Dateien des Besitzers. Dateien, die nur an einem gelöschten Chat hingen, löscht Langdock über Nacht (Quelle: Doku »Datenaufbewahrung für Dateien«).
• Vertrauliche Dateien: Mit der Purview-Anbindung blockt Langdock Microsoft-Dateien mit gesperrten Vertraulichkeitsstufen auch in synchronisierten Ordnern (Quelle: Release Notes v7.22).

Grenzen und Limits

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Ordner und Wissenssammlung?

Ein Ordner ist ein Arbeitsbereich: Langdock liest die Dateien per Werkzeug, kann Tabellen auswerten und Ergebnisse zurückspeichern, bis 100 Dateien (Stand 28.10.2026). Eine Wissenssammlung ist für die Suche in vielen Textdokumenten gedacht, bis 1.000 Dateien, ohne Tabellen.

Kann ich Excel-Dateien in eine Wissenssammlung laden?

Nein. Wissenssammlungen nehmen PDF, Word, Text, Markdown und Präsentationen. In unserem Test ließ eine einzige Excel-Datei den ganzen Upload scheitern. Tabellen gehören in einen Ordner, in den Chat oder in einen synchronisierten SharePoint-Ordner.

Wie aktuell sind synchronisierte SharePoint-Ordner?

Langdock gleicht sie einmal täglich ab. Mit Aktualisieren am Ordner holst du Änderungen sofort, in unserem Test war der Nachtrag danach in der nächsten Antwort enthalten.

Liest Langdock bei einer Wissenssammlung das ganze Dokument?

Nein. Langdock sucht die passenden Abschnitte und gibt bis zu 50 davon an das Modell (Quelle: Langdock-Doku »Grundlagen von Wissen«). In unserem Test war die Trefferliste so lang, dass Langdock sie gekürzt anzeigte und die Stelle dann in der vollständigen Liste nachlas. Das Dokument selbst las es dabei nicht ganz.

Wie viele Dateien kann ich an einen Chat hängen?

Bis zu 50 je Nachricht in der Web-App und 5 auf dem Smartphone. Alle Anhänge teilen sich das Kontextfenster mit deinem Prompt und dem Chatverlauf.

Was ist aus dem Knowledge Folder in Langdock geworden?

Er heißt jetzt Wissenssammlung, in der englischen Oberfläche Knowledge Base. Die Knowledge Folder API behält ihren Namen (Quelle: Doku »Wissenssammlungen«).

Finde ich meinen Ordner über das @-Menü?

Nein. @ zeigt Wissenssammlungen. Ordner wählst du unter dem Eingabefeld über In einem Ordner arbeiten.

Euer Wissen liegt in SharePoint, Handbüchern und Excel-Listen, und ihr wollt es in Langdock nutzbar machen? Wir bauen eure Wissensbasis so auf, dass die Antworten stimmen, die Rechte bleiben und die Dateien aktuell sind. Gespräch mit uns vereinbaren