Wie eine einfache Aufzeichnung zum wertvollsten Wissensschatz deines Unternehmens wird

Als wir vor drei Jahren begannen, Unternehmen bei der KI-Transformation zu begleiten, dachten wir, das größte Problem sei die Technologie. Dass Unternehmen bessere Tools brauchen, bessere Prompts, bessere Modelle.

Heute, nach über 200 KI-Projekten und der Begleitung von Hunderten KMUs, weiß ich: Das größte Problem ist nicht die KI. Es ist das fehlende Futter.

Die Realität der KI-Nutzung in KMUs

In unserer Academy fragen wir regelmäßig über 5.000 Menschen zu ihrer KI-Nutzung. Das Ergebnis bei KMUs? 74% arbeiten täglich mit ChatGPT – eine beeindruckende Zahl verglichen mit 25-30% in anderen Bereichen.

Aber hier kommt das Problem: Nur 5% dieser intensiven Nutzer produzieren messbare Ergebnisse.

Warum? Weil sie ihre KI mit Standard-Fragen füttern und Standard-Antworten bekommen. Was ihnen fehlt, ist ihre eigene "Secret Sauce": ihr einzigartiges Kontextwissen.

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis

Letztes Jahr hatte ich ein Gespräch mit einem Geschäftsführer eines 25-Personen-Beratungsunternehmens. Seine erfahrenste Projektleiterin ging in Rente – mit 20 Jahren Kundenwissen und bewährten Methoden im Kopf.

"Maximilian", sagte er, "in zwei Wochen ist sie weg. Und mit ihr unser ganzes Know-how über unsere Arbeitsweise und wichtigsten Kunden. Wir haben kaum etwas dokumentiert."

Das war der Moment, in dem mir klar wurde: Wir sammeln die falschen Daten.

Die einfachste Lösung versteckt sich in deinem Alltag

Anstatt wochenlang Handbücher zu schreiben, machten wir etwas anderes: Wir setzten die scheidende Kollegin eine Woche lang täglich eine Stunde mit verschiedenen Teammitgliedern zusammen. Keine formellen Interviews – einfach normale Gespräche:

• "Erzähl mal, wie gehst du bei schwierigen Projekten vor?"
• "Was machst du, wenn der Kunde unzufrieden ist?"
• "Welche Fragen stellst du immer als erstes?"
• "Wie erkennst du, ob ein Projekt schief läuft?"

Jedes Gespräch wurde aufgezeichnet und transkribiert.

Das Ergebnis: 7 Stunden Gespräch wurden zu 50 Seiten wertvollstem Kontextwissen, das wir direkt in ihre KI-Assistenten einspeisen konnten.

Der Geschäftsführer rief mich drei Monate später an: "Unsere Nachwuchskräfte können jetzt Projekte leiten wie erfahrene Kollegen. Die KI kennt unsere Methoden besser als manche langjährigen Mitarbeiter."

Warum Meeting-Transkripte so wertvoll sind

In den letzten drei Jahren habe ich gelernt: Meeting-Transkripte sind die Gold Nuggets für jedes KMU, das KI produktiv einsetzen will.

Warum? Weil in deinen täglichen Gesprächen bereits alles steckt:

Das versteckte Wissen wird sichtbar

In jedem Kundentermin, jedem Projekt-Kickoff, jedem Problemlösungsgespräch teilst du unbewusst dein wertvollstes Wissen: Wie du denkst, wie du Probleme löst, wie du auf Situationen reagierst.

Echte Sprache statt Unternehmens-Deutsch

Wenn du sprichst, verwendest du deine natürliche Sprache. Keine künstlichen Formulierungen aus Handbüchern, sondern echte, menschliche Kommunikation – genau das, was KI am besten versteht.

Wissen entsteht nebenbei

Anstatt mühsam zu dokumentieren, lässt du die Dokumentation nebenbei entstehen. Jedes Meeting wird automatisch zu einer Wissensquelle.

Meine 3-Stufen-Strategie für Meeting-Wissen

Nach hunderten Projekten habe ich eine einfache Methode entwickelt:

Stufe 1: Der erste Schatz
Beginne mit einem Meeting-Typ, der viel Wissen enthält. Kundentermine, Projektbesprechungen oder – wie in unserem Beispiel – Wissenssicherungsgespräche.

Stufe 2: Die Serie
Wenn du systematisch denselben Meeting-Typ sammelst, entstehen Muster. Du erkennst deine wiederkehrenden Methoden, deine typischen Lösungsansätze.

Stufe 3: Die große Analyse
Das ist der Jackpot: Wenn du 200, 300, 400 Kundengespräche transkribiert hast, kannst du deine KI fragen: "Was sind die häufigsten Probleme unserer Kunden? Welche Lösungen funktionieren am besten? Wie läuft ein typisches Projekt bei uns ab?"

Plötzlich hast du Einblicke in dein eigenes Geschäft, die dir vorher nie bewusst waren.

Wenn alles zusammenkommt

Neulich fragte mich ein Kunde aus dem Maschinenbau: "Maximilian, wir haben jetzt 50 Meeting-Transkripte aus Kundenterminen. Was machen wir damit?"

Ich antwortete: "Frag deine KI: Schreib mir eine Anleitung, wie wir Kundenprojekte durchführen – basierend auf unseren letzten 50 Gesprächen."

Was herauskam, war beeindruckend: Eine 10-seitige Anleitung, die ihre eigene Methodik perfekt beschrieb. Geschrieben von ihrer KI, gefüttert mit ihrem eigenen Wissen.

"Das ist unser Playbook", sagte der Geschäftsführer. "Aber wir wussten gar nicht, dass wir eins haben."

Dein erster Schritt

Du musst nicht perfekt starten. Wähl einfach deinen nächsten wichtigen Kundentermin und drück "Aufzeichnen".

Nicht jedes Meeting – Mitarbeitergespräche und persönliche Themen gehören nicht dazu. Aber alles, was dein fachliches Wissen zeigt, ist wertvoll.

Die KI-Revolution passiert nicht durch bessere Tools. Sie passiert durch besseres Futter. Und das beste Futter hast du bereits – in jedem Gespräch, das du führst.

Deine Stimme ist dein Wettbewerbsvorteil. Zeit, sie zu sammeln.

Maximilian Moehring begleitet seit drei Jahren KMUs bei der KI-Transformation und hat dabei über 200 Projekte realisiert. Seine Erkenntnis: Die wertvollste KI-Ressource versteckt sich in den täglichen Gesprächen jedes Unternehmens.

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