Im letzten Artikel haben wir gelernt, dass der größte Hebel für KI in der Unterstützung bei Brain-Aufgaben liegt. Doch wie sieht das in der Praxis aus? Wie befähigst Du Deine Mitarbeiter, KI als persönlichen Sparringspartner zu nutzen, anstatt nur generische ChatGPT-Antworten zu erhalten?

Die Antwort: Indem Du ihnen zeigst, wie sie ihren eigenen digitalen Kollegen bauen. Einen KI-Assistenten, der ihre Arbeitsweise kennt, ihre Präferenzen versteht und genau weiß, wie sie Informationen aufbereitet haben möchten. Mit dem praxiserprobten 4-Elemente-Framework kann jeder in Deinem Team einen solchen Assistenten in unter einer Stunde erstellen.

Warum die meisten KI-Assistenten scheitern

Die Standard-Versionen von ChatGPT, Claude & Co. sind Alleskönner – und damit für spezifische Aufgaben oft unbrauchbar. Sie sind zu generisch, haben keine klare Rolle und kennen Deinen Unternehmenskontext nicht. Das führt zu den bekannten, frustrierenden Ergebnissen. Ein maßgeschneiderter digitaler Kollege löst genau dieses Problem.

Das 4-Elemente-Framework: Der Bauplan für Deinen Assistenten

Stell Dir vor, Du stellst einen neuen menschlichen Kollegen ein. Du würdest ihm auch seine Rolle erklären, ihm das nötige Wissen vermitteln, ihm Werkzeuge an die Hand geben und seine Fähigkeiten berücksichtigen. Genau dasselbe tun wir mit einem KI-Assistenten.

Element 1: Die Rolle (Der Arbeitsvertrag)

Dies ist der wichtigste Teil. Hier definierst Du in einem Basisprompt , wer der Assistent ist und wie er agieren soll. Es ist quasi der Arbeitsvertrag Deines digitalen Kollegen.

Beantworte diese vier Fragen:

1. Wer bist Du? (z.B. "Du bist mein persönlicher Strategie-Coach.")
2. In welchem Kontext agierst Du? (z.B. "Du hilfst mir, Geschäftsentscheidungen für mein KMU zu strukturieren.")
3. Wer bin ich? (z.B. "Ich bin Geschäftsführer eines 50-Personen-Unternehmens im B2B-Softwarebereich.")
4. Welche Informationen/Formate will ich? (z.B. "Gib mir Antworten immer in Stichpunkten, mit Pro/Contra-Listen und einer klaren Handlungsempfehlung.")

Dieser Basisprompt gibt dem Assistenten eine klare Identität und Leitplanken für jede einzelne Antwort.

Element 2: Das Wissen (Das Gehirn)

Das ist der entscheidende Schritt, um generische Ergebnisse zu vermeiden. Hier fütterst Du Deinen Assistenten mit Deiner "Secret Sauce" – dem Wissen, das Dein Unternehmen einzigartig macht.

• Kontextwissen: Lade relevante Dokumente hoch. Das können Produktbroschüren, Kundenprofile, Marktanalysen oder Deine Unternehmensstrategie sein. Je mehr Kontext, desto spezifischer und wertvoller die Antworten.
• Methodisches Wissen: Beschreibe, nach welchen Frameworks oder Methoden ihr arbeitet. Nutzt ihr eine bestimmte Methode zur Preisfindung? Habt ihr einen festen Prozess für Kunden-Onboarding? Gib ihm diese Informationen.

Praxis-Tipp: Beginne mit 3-5 zentralen Dokumenten, die Deine Arbeit am besten beschreiben. Das reicht für den Anfang völlig aus.

Element 3: Die Fähigkeiten (Die Werkzeuge)

Hier legst Du fest, was Dein digitaler Kollege tun darf. Soll er auf aktuelle Informationen aus dem Internet zugreifen können? Soll er komplexe Daten in einer Excel-Datei analysieren? Oder sogar auf Dein CRM-System zugreifen?

Typische Fähigkeiten sind:

• Websuche durchführen
• Daten analysieren (z.B. aus CSV-Dateien)
• Bilder erstellen
• Auf andere Tools zugreifen (z.B. E-Mail, Kalender)

Empfehlung für den Start: Aktiviere die Websuche, aber sei bei anderen Tool-Zugriffen zunächst zurückhaltend. Sicherheit und Kontrolle gehen vor.

Element 4: Die Intelligenz (Das Modell)

Nicht jedes KI-Modell ist für jede Aufgabe gleich gut geeignet. Die Wahl des richtigen "Gehirns" für Deinen Assistenten kann einen großen Unterschied machen.

Eine einfache Faustregel:

• Für kreatives Schreiben & Konzeption: Nutze Modelle wie Claude 3 Opus.
• Für Datenanalyse & Recherche: Nutze Modelle wie Gemini 2.5 Pro.
• Als Allrounder: Modelle wie GPT-4 sind oft eine gute Wahl.

Viele moderne KI-Plattformen erlauben Dir, das zugrundeliegende Modell für Deinen Assistenten gezielt auszuwählen. Nutze diese Möglichkeit, um die Leistung für Deine spezifische Aufgabe zu optimieren.

Dein erster Assistent in 5 Schritten

Genug der Theorie. So befähigst Du Deine Mitarbeiter – und Dich selbst – noch heute:

1. Wähle EINE Aufgabe: Entscheide Dich für eine wiederkehrende Brain-Aufgabe (z.B. Meeting-Zusammenfassungen erstellen).
2. Definiere die Rolle: Schreibe den Basisprompt mit den vier Kernfragen.
3. Stelle Wissen bereit: Lade 2-3 relevante Dokumente hoch (z.B. Beispiele für gute Zusammenfassungen, Infos zum Projekt).
4. Lege Fähigkeiten fest: Aktiviere nur die Websuche.
5. Teste und lerne: Nutze den Assistenten eine Woche lang und gib ihm Feedback. Verfeinere den Basisprompt und füge mehr Kontextwissen hinzu.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, klein anzufangen . Ein Assistent für eine Aufgabe. Das schafft schnelle Erfolgserlebnisse, baut Vertrauen auf und legt den Grundstein für eine Organisation, in der jeder Mitarbeiter einen schlagkräftigen digitalen Kollegen an seiner Seite hat.