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Theorie ist das eine. Aber wie sieht Context Engineering aus, wenn man es tatsächlich tut, im Alltag, mit echten Teams, echten Meetings und echten Herausforderungen?

Wir nehmen euch mit hinter die Kulissen und zeigen, wie bei DECAID aus Meeting-Transkripten ein wöchentlicher Unternehmenspuls entsteht - automatisiert, reproduzierbar und mit einer Granularität, die manuell nicht zu leisten wäre.

Schritt 1: Die richtigen Meetings identifizieren

Nicht jedes Meeting gehört ins Logbuch. Das klingt offensichtlich, wird aber erstaunlich oft ignoriert. Wer alles transkribiert und verarbeitet, ertrinkt in Daten, und zahlt unnötig für die Verarbeitung.

In der Praxis bei DECAID funktioniert die Selektion über ein simples, aber effektives System: Jedes Meeting im Kalender, das transkribiert und verarbeitet werden soll, erhält ein Recycling-Emoji (♻️) im Titel. Kein kompliziertes Tagging-System, kein aufwendiges Tool, ein Zeichen im Kalendereintrag.

Das schafft drei Dinge gleichzeitig: Es macht für Automationen maschinell lesbar, welche Meetings relevant sind. Es signalisiert allen Teilnehmenden, dass dieses Meeting dokumentiert wird. Und es zwingt den Meeting-Owner, eine bewusste Entscheidung zu treffen: Gehört dieses Meeting ins Logbuch: ja oder nein?

Was nicht markiert wird: persönliche Check-ins, Feedbackgespräche zu sensiblen Themen, informelle Kaffeeplaudereien. Was markiert wird: Weeklies, Bi-Weeklies, Dailies - alle Formate, in denen operative und strategische Informationen besprochen werden.

Schritt 2: Informationen zentralisieren

Die Lösung ist ein automatisiertes Skript (in Google Workspace via Apps Script, bei Microsoft über Power Automate, alternativ mit Tools wie n8n oder Make), das einmal pro Woche, freitags um 16 Uhr, alle markierten Meeting-Transkripte der letzten Woche in einen zentralen Ordner kopiert.

Warum freitags um 16 Uhr und nicht in Echtzeit? Zwei Gründe: Erstens bleibt so ein Korrekturfenster. Wurde in einem Meeting etwas Falsches gesagt oder ein sensibles Detail erwähnt, kann es vor der Verarbeitung noch korrigiert werden. Zweitens ist ein wöchentlicher Rhythmus ökonomisch sinnvoller als eine tägliche Verarbeitung, bei durchschnittlich 3,40 € pro Durchlauf summiert sich tägliche Verarbeitung schnell.

Schritt 3: Vom Transkript zum Puls-Dokument

Hier kommt der eigentliche KI-Agent ins Spiel. In einem Workflow-Tool (im DECAID-Fall Langdock) wird ein automatisierter Prozess gestartet, der folgendes tut:

Er liest alle Transkripte der aktuellen Woche aus dem zentralen Ordner. Ein KI-Agent (bei DECAID „Chief of Staff" genannt) verarbeitet die Transkripte anhand eines definierten Basisprompts. Der Agent extrahiert die relevanten Informationen und erstellt ein strukturiertes Dokument: den DECAID Puls.

Dieses Puls-Dokument ist in drei Bereiche gegliedert:

• Aktuell: Strategische Entscheidungen, neue Teamkapazitäten, Sales-Meilensteine, dringende Themen. Alles, was in dieser Woche passiert ist und sofortige Aufmerksamkeit verdient.
• Laufend: Projekte, die aktiv bearbeitet werden. Wiederkehrende Themen. Offene Entscheidungen, die noch ausstehen. Der operative Kontext, der zeigt, wo gerade Bewegung ist.
• Gelernt: Erkenntnisse, abgeschlossene Projekte, getroffene Entscheidungen, neue Best Practices. Das kollektive Wissen, das diese Woche entstanden ist und langfristig wertvoll bleibt.

Was die Praxis über die Theorie lehrt

Drei Beobachtungen aus der echten Anwendung:

• Meetingverhalten verändert sich. Wenn Teilnehmende wissen, dass das Meeting transkribiert und verarbeitet wird, passiert etwas Interessantes: Sie kommunizieren klarer. Sätze wie „Übrigens, fürs Transkript: Das gerade war ironisch gemeint" sind keine Ausnahme, sie sind gewollte Kontextanreicherung für den Agenten. Das Wissen um die Dokumentation macht Kommunikation bewusster.
• Der persönliche Raum bleibt geschützt. Bei Remote-Companies fehlt der informelle Austausch an der Kaffeemaschine. Die Lösung: Der persönliche Teil wird ans Ende des Meetings gelegt, und dann wird das Transkript ausgeschaltet. Die Trennung ist einfach, klar und respektiert die Grenze zwischen Arbeit und Persönlichem.
• Kosten sind ein Designfaktor. 3,40 € pro Workflow-Durchlauf klingt wenig. Aber: täglich x fünfmal x fünf Wochentage = 85 € pro Woche für denselben Informationsgehalt. Wöchentliche Verarbeitung reicht in den meisten Fällen, und ist nicht nur günstiger, sondern auch aus dem Prinzip der Datenminimierung die bessere Wahl.

Der Multiplikator-Effekt

Das Puls-Dokument ist nicht das Endprodukt, es ist der Anfang. Weil es eine stabile URL hat und sich wöchentlich aktualisiert, kann es als Kontextquelle für beliebig viele weitere Agenten dienen. Der persönliche KI-Assistent ist automatisch auf dem neuesten Stand. Management-Berichte können audience-basiert generiert werden, ein Puls nur für das Marketing-Team, einer nur für die Geschäftsführung.

Und weil das Logbuch kumulativ ist, wächst die Wissensbasis mit jeder Woche. Nach sechs Monaten hat ein Unternehmen einen Wissensfundus, aus dem sich Servicebeschreibungen, Onboarding-Dokumente oder Strategiepapiere mit 85–90 % Genauigkeit generieren lassen, und die restlichen 10–15 % sind menschliche Feinarbeit, nicht menschliche Grundlagenarbeit.