Warum dieser Guide für dich als Agentur wichtig ist

Viele Agenturen kämpfen mit KI-Chaos: Einzelne Mitarbeiter nutzen verschiedene ChatGPT-Accounts, Daten sind nicht sicher, und die Ergebnisse sind inkonsistent. Langdock löst diese Probleme systematisch. In diesem Guide lernst du Schritt für Schritt, wie du Langdock in deiner Agentur einführst und optimal nutzt.

Was du nach diesem Guide können wirst:

• Langdock sicher und DSGVO-konform in deiner Agentur einsetzen
• Konsistente Marken-Kommunikation durch KI sicherstellen
• Wiederkehrende Agentur-Prozesse automatisieren
• Dein Team strukturiert an KI-Tools heranführen

Schritt 1: Die Grundlagen verstehen

Was ist Langdock?

Langdock ist eine Plattform, die verschiedene KI-Modelle (ChatGPT, Claude, Gemini) unter einem sicheren Dach vereint. Stell dir vor: Ein einziges Tool für alle KI-Aufgaben deiner Agentur – aber mit Unternehmenssicherheit und ohne Datenschutz-Kopfschmerzen.

Warum nicht einfach ChatGPT Plus für alle?

Problem 1: Keine Kontrolle über Datenverwendung  
Problem 2: Jeder Mitarbeiter entwickelt eigene Arbeitsweisen  
Problem 3: Keine einheitliche Marken-Tonalität  
Problem 4: DSGVO-Risiken bei Kundendaten

Langdocks Lösung: Zentrale Verwaltung, EU-Hosting, einheitliche Standards

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Schritt 2: Deine erste Langdock-Einrichtung

Account-Setup (15 Minuten)

1. Registrierung: Gehe zu langdock.com
2. Team-Account wählen: Nicht den Einzelplatz – du brauchst Verwaltungsfunktionen
3. EU-Hosting aktivieren: In den Einstellungen auf "Nur EU-Modelle" stellen
4. DSGVO-Einstellungen: Datenverarbeitung auf Deutschland beschränken

Erste Sicherheitseinstellungen (10 Minuten)

• Admin-Rechte vergeben: Maximal 2-3 Personen
• Modell-Zugänge definieren: Welche Mitarbeiter dürfen welche KI-Modelle nutzen?
• Daten-Richtlinien festlegen: Was darf hochgeladen werden, was nicht?

Keine Sorge, falls das zunächst überwältigend wirkt – beginne mit den Grundeinstellungen und verfeinere später.

Schritt 3: Den Unternehmenskontext einrichten

Warum das der wichtigste Schritt ist

Ohne Kontext erstellt KI generische Inhalte. Mit richtigem Kontext wird jede Antwort zu deiner Marke passend. Das ist der Unterschied zwischen "KI-Gedöns" und professionellen Ergebnissen.

So erstellst du deinen Agentur-Kontext (30 Minuten)

Vorlage für deinen Kontext:

Unternehmen: [Deine Agentur]
Spezialisierung: [z.B. Digital Marketing, Branding, Content]
Tonalität: [z.B. professionell aber zugänglich, kreativ, sachlich]
Zielgruppen: [Deine typischen Kunden]
Unique Selling Points: [Was macht euch besonders?]
No-Gos: [Was passt nicht zu eurer Marke?]


Beispiel:

Unternehmen: CreativeFlow Agentur
Spezialisierung: Digital Marketing für B2B-Unternehmen im Mittelstand
Tonalität: Professionell, aber persönlich. Wir duzen unsere Kunden und verwenden eine klare, verständliche Sprache ohne Marketing-Floskeln.
Zielgruppen: Geschäftsführer und Marketing-Leiter in Unternehmen mit 50-500 Mitarbeitern
Unique Selling Points: Schnelle Umsetzung, persönliche Betreuung, messbare Ergebnisse
No-Gos: Übertriebene Superlative, Corporate-Speak, unpersönliche Ansprache

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Schritt 4: Assistenten für typische Agentur-Aufgaben erstellen

Assistant 1: Content-Briefing (Priorität: Hoch)

Zweck: Konsistente Briefings für Content-Erstellung

Setup-Schritte:

1. Neuen Assistant erstellen → "Content Briefing"
2. Formular definieren mit Feldern:

• Kunde/Projekt
• Zielgruppe
• Content-Art (Blog, Social Media, Newsletter)
• Key Messages
• Tonalität-Wünsche

1. Instruktion schreiben: "Erstelle ein strukturiertes Content-Briefing basierend auf den Angaben"

Warum das hilft: Dein Team bekommt immer vollständige, strukturierte Briefings – auch wenn der Account Manager mal in Eile ist.

Assistant 2: Angebots-Ersteller (Priorität: Hoch)

Zweck: Schnelle, professionelle Angebotserstellung

Ordner-Sync einrichten:

1. Google Drive Ordner "Angebots-Vorlagen" mit Assistant verbinden
2. Automatische Synchronisation aktivieren
3. Formular für Kundendaten erstellen

Vorteil: Der Assistant kennt immer eure aktuellen Preise und Leistungspakete.

Assistant 3: Social Media Manager (Priorität: Mittel)

Zweck: Konsistente Social Media Posts für Kunden

Besonderheit: Lade Logo und Brand Guidelines als Dateien hoch
Ergebnis: Posts, die zur Kunden-Marke passen, ohne dass du jedes Mal die Guidelines erklären musst

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Schritt 5: Team-Onboarding richtig machen

Phase 1: Die Champions finden (Woche 1)

• Identifiziere 2-3 KI-affine Mitarbeiter
• Lass sie intensiv mit Langdock experimentieren
• Sammle ihre Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge

Phase 2: Schrittweise Einführung (Woche 2-4)

Woche 2: Account Manager und Projektleiter
Woche 3: Kreativ-Team (Designer, Texter)
Woche 4: Entwicklung und Administration

Nicht alle auf einmal – das überfordert und führt zu Widerständen.

Phase 3: Erfolgsmessung (ab Woche 5)

KPIs definieren:

• Anzahl aktiver Nutzer pro Woche
• Durchschnittliche Briefing-Erstellungszeit
• Kundenzufriedenheit mit Erstversionen

Schritt 6: Häufige Stolpersteine vermeiden

Stolperstein 1: "Die KI macht alles falsch"

Ursache: Schlechte oder fehlende Prompts
Lösung: Erstelle eine Prompt-Bibliothek mit bewährten Formulierungen

Stolperstein 2: "Das dauert länger als vorher"

Ursache: Team versucht, alles auf einmal zu lernen
Lösung: Focus auf 2-3 Hauptanwendungsfälle, Rest später

Stolperstein 3: "Die Ergebnisse sind inkonsistent"

Ursache: Fehlender oder zu vager Unternehmenskontext
Lösung: Kontext schrittweise verfeinern und regelmäßig updaten

Stolperstein 4: "Kunden merken, dass wir KI nutzen"

Ursache: KI-Output wird ungeprüft weitergegeben
Lösung: KI als Erstversion begreifen, die immer nachbearbeitet wird

Schritt 7: Langdock optimal in deinen Agentur-Workflow integrieren

Morgen-Routine für Account Manager

1. Langdock öffnen
2. "@Briefing-Assistant" für heutige Kundentermine
3. Vorbereitung in 5 statt 30 Minuten

Kreativ-Prozess optimieren

1. Strategie-Briefing hochladen
2. "@Content-Assistant" für erste Ideen-Sammlung
3. Kreativ-Team entwickelt beste Ideen weiter

Reporting vereinfachen

1. Performance-Daten als Excel hochladen
2. "Erstelle eine Management-Summary"
3. Automatische Insights statt manueller Datenanalyse

Schritt 8: ROI messen und optimieren

Was du nach 30 Tagen messen solltest:

• Zeitersparnis: Wie viel schneller werden Standardaufgaben?
• Qualität: Sind Erstversionen besser geworden?
• Konsistenz: Entsprechen Outputs eurer Marken-Tonalität?
• Adoption: Nutzt das Team die Tools regelmäßig?

Typische Ergebnisse nach 60 Tagen:

• 40% weniger Zeit für Briefing-Erstellung
• 25% weniger Korrekturschleifen bei Content
• Einheitlichere Kunden-Kommunikation
• Höhere Team-Zufriedenheit bei Routine-Aufgaben

Deine nächsten konkreten Schritte

Diese Woche:

1. Tag 1: Langdock-Account einrichten (EU-Hosting aktivieren)
2. Tag 2: Unternehmenskontext erstellen
3. Tag 3: Ersten Assistant (Content-Briefing) bauen
4. Tag 4-5: Mit 2-3 Champions testen

Nächste Woche:

1. Feedback der Champions sammeln
2. Zweiten Assistant (Angebote) erstellen
3. Erste Schulung für Account Manager

Kommende 30 Tage:

1. Schrittweise Team-Einführung
2. Erfolg messen und dokumentieren
3. Prozesse verfeinern

Wichtiger Tipp: Beginne klein und baue aus. Lieber einen perfekt funktionierenden Assistant als fünf halbfertige.

Fallstricke vermeiden: Was andere Agenturen falsch machen

Fehler 1: Alles auf einmal einführen wollen  
Besser: Eine Funktion nach der anderen perfektionieren

Fehler 2: Das Team nicht richtig schulen  
Besser: Wöchentliche 15-Minuten-Sessions mit konkreten Beispielen

Fehler 3: Keinen klaren Unternehmenskontext definieren  
Besser: Investiere die 30 Minuten – es macht den entscheidenden Unterschied

Fehler 4: KI-Output ungeprüft verwenden  
Besser: KI als intelligenten Entwurf verstehen, der immer verfeinert wird

Fazit: Dein Weg zur KI-gestützten Agentur

Langdock ist nicht nur ein weiteres Tool – es ist dein Weg zu standardisierten, sicheren und effizienten KI-Prozessen. Mit diesem Guide hast du einen klaren Fahrplan für die nächsten 60 Tage.

Denk daran: Jede große Veränderung beginnt mit dem ersten Schritt. Dein erster Schritt ist die Account-Erstellung heute. Deine Konkurrenz wartet nicht.