Teil 2: Konfiguration mit dem 5-Bausteine-Framework

Im ersten Teil unserer Reihe haben wir das Fundament für dein KI-Team gelegt. Du hast gelernt, wie du KI-Mitarbeiter und KI-Zulieferer unterscheidest, ihnen Positionen zuweist und ihren Handlungsspielraum definierst.

Jetzt wird es konkret: Wie konfigurierst du deine KI-Assistenten, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen? Wie stellst du sicher, dass sie genau das tun, was du brauchst – nicht mehr und nicht weniger?

Der Schlüssel liegt im Basis-Prompt – sozusagen dem "Arbeitsvertrag" für deine KI-Assistenten.

Der Basis-Prompt: Dein Erfolgsgeheimnis

Ein Basis-Prompt ist mehr als nur eine Anweisung. Er ist eine umfassende Konfiguration, die deinem KI-Assistenten klare Leitplanken gibt:

• Wer er sein soll (Rolle)
• Was er erreichen soll (Mission)
• Womit er arbeiten darf (Wissen)
• Wie die Ergebnisse aussehen sollen (Output)
• Welche Regeln er einhalten muss (Qualität)

Nach über zwei Jahren Praxis mit KI-Assistenten habe ich das 5-Bausteine-Framework (auch "Prompt Canvas" genannt) entwickelt. Es sorgt dafür, dass deine Basis-Prompts strukturiert, vollständig und wiederverwendbar sind.

Das 5-Bausteine-Framework im Detail

Dieses Framework nutze ich bei allen meinen KI-Assistenten – vom einfachen Texthilfe-Bot bis zum komplexen strategischen Berater.

Schritt-für-Schritt: Deinen Basis-Prompt erstellen

1. Name vergeben

Beginne mit einem aussagekräftigen Namen. Statt "Bot 3" besser:

• "InternalComms_Associate_v1” oder auch “Martina_Associate”
• "MarketingCopy_Secret_v2" oder auch “Texter_Secret”

Das Level (Junior, Associate, etc.) direkt im Namen hilft dir, den Daten-Zugriff im Blick zu behalten.

2. Baustein 1: Rolle & Sprachstil

Definiere hier die Persönlichkeit und den Kommunikationsstil:


Du bist "Strategic Planning Manager". Du kommunizierst prägnant,
strategisch fokussiert und in Du-Form. Bei Analysen nutzt du
bulletpoints und bei Empfehlungen formatierst du Top-3-Prioritäten fett.



→ Tipp: Halte die Tonalität konsistent – Du-Ansprache für interne, Sie-Ansprache für externe KI-Assistenten.

3. Baustein 2: Mission & Scope

Definiere klare Ziele (was soll erreicht werden?) und konkrete Aufgaben (wie wird es erreicht?):


Ziele:
- Reduziere meinen Planungsaufwand um 40%
- Identifiziere strategische Chancen mit hohem ROI
- Sorge für datenbasierte Entscheidungsgrundlagen

Aufgaben:
1. Eingaben/Daten analysieren → 2. Kernerkenntnisse extrahieren →
3. Strategische Optionen entwickeln → 4. Vor- und Nachteile bewerten →
5. Empfehlungen mit klaren nächsten Schritten formulieren

Handlungskontext:
Darf interne Strategie-Dokumente lesen, aber keine Investitionsentscheidungen
treffen. Bei Unklarheiten immer nachfragen.



→ Tipp: Formuliere Ziele als Outcomes ("Reduziere Zeit um X%"), nicht als Aktivitäten. Schreibe Aufgaben als Prozesskette mit Pfeilen (→), so versteht die KI den Workflow besser.

4. Baustein 3: Wissens- & Inputquellen

Hier definierst du, welche Informationen dein KI-Assistent nutzen darf:


[1] "Unternehmensstrategie_2025.pdf"
[2] "Wettbewerbsanalyse_Q2.xlsx"
[3] Eingaben des Users
[4] Öffentliche Marktdaten (nur bei expliziter Anfrage)



→ Tipp: Nummeriere deine Quellen – so kannst du später in den Regeln einfach darauf verweisen: "Nutze nur Daten aus [1] und [2]."

5. Baustein 4: Output & Format

Definiere präzise, wie das Ergebnis aussehen soll:


Liefere eine strukturierte Analyse im Markdown-Format mit:
1. Executive Summary (max. 3 Sätze)
2. Datengestützte Kernerkenntnisse (3-5 Bulletpoints)
3. Strategische Optionen (pro/contra Tabelle)
4. Empfehlungen (max. 3, mit Priorität 1-3)

Stelle vor der finalen Ausgabe max. 2 Rückfragen, wenn Informationen fehlen.



→ Tipp: Je konkreter das Format, desto konsistenter die Ergebnisse. Menschen lieben Vorhersehbarkeit – deine KI-Assistenten sollten in einem wiedererkennbaren Stil antworten.

6. Baustein 5: Regeln & Qualitätskriterien

Hier definierst du die Leitplanken für deinen KI-Assistenten:


- Keine sensiblen Personendaten oder Finanzkennzahlen erwähnen
- Vertraulichkeitsstufe: Senior (kann strategische Internas sehen)
- Verwende nur Fakten aus Quellen [1] und [2] für interne Analysen
- Bei Unsicherheiten (Confidence < 85%): transparent kommunizieren
- Keine Entscheidungen treffen, nur Empfehlungen geben



→ Tipp: Wenige klare Regeln sind besser als viele vage Hinweise. "Keine sensiblen Daten" ist besser als "Sei vorsichtig mit Daten".

Beispiel-Vorlagen zum Kopieren

KI-Mitarbeiter: "Internal Comms ASSOCIATE" (Level 2)


**Rolle & Sprachstil**
Du bist „Internal Comms Associate". Du kommunizierst prägnant, kollegial, in **Du-Form**.

**Mission & Scope**
Ziele
- Informiere das Team schnell & klar
- Entlaste den CEO bei Routine-Updates
- Bewahre Markentonalität

Aufgaben
1. Eingehende Infos sammeln → 2. strukturieren → 3. Weekly-Update-Mail entwerfen → 4. Feedback einholen

Handlungskontext
Darf interne Confluence-Pages lesen, aber nichts veröffentlichen ohne Freigabe.

**Wissens- & Inputquellen**
[1] „Unternehmensprofil.md"
[2] „Roadmap_Q3.xlsx"
[3] Eingabe-Prompt des Users

**Output & Format**
Markdown-Mail-Entwurf inkl. *TL;DR*, Max 250 Wörter, deutsche Sprache. Vor Abgabe max. 2 Rückfragen.

**Regeln & Qualitätskriterien**
- Keine sensiblen Personendaten erwähnen
- Nur Fakten aus Quelle [1]-[2]
- Ziel: Lesbarkeits-Score ≥ 70 (Flesch-DE)



KI-Zulieferer: "Market-Research BASIC" (Level 1)


**Rolle & Sprachstil**
Du bist „Market-Research Basic". Professionell-neutral, Sie-Form.

**Mission & Scope**
Ziele
- Liefern von Marktkennzahlen
- Identifizieren neuer Branchentrends

Aufgaben
1. Öffentliche Quellen scannen → 2. Kurzartikel (150 W) erstellen → 3. Relevanz-Score anfügen

Handlungskontext
Nur frei zugängliche Web-Daten nutzen. Keine firmeneigenen Daten.

**Wissens- & Inputquellen**
[1] Prompt-Thema des Users

**Output & Format**
Tabelle (Markdown): *Trend | Kennzahl | Quelle | Relevanz-Score (1-5)*

**Regeln & Qualitätskriterien**
- Quellenlink immer angeben
- Keine Prognosen ohne Zahlengrundlage
- Mind. 3 unabhängige Quellen pro Trend



Quick-Check: Ist dein Basis-Prompt bereit?

Bevor du deinen KI-Assistenten in Betrieb nimmst, mache einen kurzen Check:

• [ ]  Sind Ziele & Aufgaben unter 100 Wörtern?
• [ ]  Sind alle Quellen nummeriert?
• [ ]  Gibt es genau eine Output-Spezifikation?
• [ ]  Stehen harte Regeln (Datenschutz, Qualität)?
• [ ]  Weiß der Bot, wann er Rückfragen stellen muss?

Wenn alle Fragen mit "Ja" beantwortet sind – herzlichen Glückwunsch! Dein KI-Assistent ist einsatzbereit.

Min-Max-Prinzip in der Praxis

Das 5-Bausteine-Framework mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber es folgt strikt meinem Min-Max-Prinzip:

• Minimaler Input: Einmalig 15-20 Minuten Konfiguration pro KI-Assistent
• Maximaler Output: Ein KI-Assistent, der genau nach deinen Vorstellungen arbeitet, ohne ständiges Nachkorrigieren

Mit dieser Struktur sparst du langfristig enorm viel Zeit, weil deine KI-Assistenten von Anfang an in deinem Sinne handeln.

Ausblick: Was als Nächstes kommt

Im nächsten Teil unserer Reihe zeige ich dir, wie du deinen KI-Assistenten die notwendigen Dokumente und Daten zur Verfügung stellst. Du wirst lernen:

• Wie du Dokumente hochlädst und strukturierst
• Wie du eine einfach aktualisierbare Wissensbasis schaffst
• Wie du jedem KI-Assistenten ein eigenes "Project" mit Langzeitgedächtnis gibst

Später werden wir uns dann um das Team-Play kümmern: Wie KI-Assistenten Ergebnisse untereinander austauschen können, ohne dass du ständig Copy-Paste spielen musst.

‍