Von Buzzwords zum echten Business Value

Seit mehr als zwei Jahren arbeite ich täglich mit KI-Assistenten – lange bevor "GPT" zum Buzzword wurde. In dieser Zeit habe ich mein persönliches KI-Team aufgebaut, das meinen täglichen Output vervielfacht, mich zu einer besseren Führungskraft gemacht und meinen Fokus deutlich geschärft hat.

Was mir dabei auffiel: Der Großteil der LinkedIn-KI-Tipps ist entweder zu technisch ("Hol dir meinen 17-Schritte Prompt-Guide!") oder zu verspielt ("Schau, wie dieser Bot meine Posts schreibt!"). Die wenigsten Ratgeber sprechen aus der Perspektive einer Führungskraft, die mit minimalem Aufwand maximale Ergebnisse erzielen will.

→ Deshalb teile ich heute mein persönliches Playbook zum Aufbau eines KI-Teams – praxisnah und speziell für Führungskräfte entwickelt.

Warum KI-Assistenten für Führungskräfte besonders wertvoll sind

Im Kern machen KI-Assistenten eine Führungskraft besser und schneller in ihrer Kommunikation:

Sie helfen, klarer und zielgerichteter zu formulieren
Sie bereiten komplexe Informationen auf
Sie passen die Kommunikation an den jeweiligen Adressaten an

Für den strategischen Aufbau eines KI-Teams empfehle ich einen dreistufigen Ansatz:

Phase 1 – Grundlagen: Einfache KI-Assistenten für alltägliche Aufgaben
Phase 2 – Strukturen & Schnittstellen: Standards schaffen und erste Tools verbinden
Phase 3 – Delegieren & Automatisieren: Autonome Agenten übernehmen ganze Arbeitsbereiche

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf Phase 1 – das Fundament für dein KI-Team.

Phase 1: Das Fundament – Rollen, Positionen & Daten-Awareness

Schritt 1: Rollen definieren – KI-Mitarbeiter vs. KI-Zulieferer

Der erste Schritt ist zu verstehen, dass es zwei grundlegende Typen von KI-Assistenten gibt:

Merksatz: Zulieferer liefern Sicht von außen – Mitarbeiter tragen internes Know-how nach innen.

🧠 Hintergrund: Genau wie im echten Unternehmen brauchen wir beide Perspektiven. Die externe Sicht (KI-Zulieferer) liefert frische Impulse ohne Betriebsblindheit, während die interne Sicht (KI-Mitarbeiter) unser Unternehmenswissen strukturiert und verfügbar macht.

Schritt 2: Positionen vergeben

Nachdem du die grundlegenden Rollen definiert hast, geht es darum, jedem KI-Assistenten eine klare "Position" zuzuweisen:

KI-Mitarbeiter-Levels:

• Junior
• Associate
• Senior
• Manager
  

KI-Zulieferer-Levels:

• Basic
• Confidential
• Secret
• Top Secret
  
  

Diese Einteilung hat einen praktischen Zweck: Sie schafft Awareness für Daten-Zugriff. Je höher die Position, desto mehr sensible Informationen erhält der Assistent – genau wie in einer realen Organisation.

Schritt 3: Handlungsspielraum definieren

Im letzten Schritt der Grundlagen-Phase definierst du den Handlungsspielraum deiner KI-Assistenten entlang zweier Achsen:

X-Achse: Autonomie (reiner Prompt-Assistent → voll-automatisierter Agent)
Y-Achse: Informations-Tiefe (öffentliche Daten → vertrauliche Unternehmens-Geheimnisse)

Mit dieser Matrix weißt du genau, welcher KI-Assistent auf welche Informationen zugreifen darf und wie autonom er agieren kann.

In die Praxis: Die ersten 30 Minuten mit deinem KI-Team

Brain Dump: Liste 5 Aufgaben, die dich wöchentlich >3 Stunden kosten.
Rolle wählen: Entscheide, ob du für jede Aufgabe einen Mitarbeiter-Bot oder Zulieferer-Bot brauchst.
Level setzen: Vergib eine Position (Junior/Basic etc.) – damit steht automatisch der Daten-Scope.
KI-Tool wählen: ChatGPT oder Claude sind ideale Einstiegspunkte.
Basis-Prompt erstellen: Beginne einfach: „Du bist mein [Rolle], dein Ziel ist [Aufgabe]..." – gib Basisinformationen zu deinem Unternehmen.
Testlauf: Lass den Bot ein kleines Ergebnis liefern, gib Feedback, iteriere einmal.

→ Gratulation! Du hast gerade den Grundstein für dein KI-Team gelegt.

Beispiel: Mein KI-Team für Unternehmenskommunikation

Um das ganze greifbarer zu machen, hier ein Ausschnitt aus meinem persönlichen KI-Team:

KI-Mitarbeiter:

Leadership Performance Coach (Senior) – Hilft mir beim Vorbereiten von Führungsgesprächen
Assistent für interne Kommunikation (Associate) – Unterstützt bei Team-Updates und internen Memos
Researcher (Junior) – Bereitet Daten und Statistiken für Entscheidungen auf

KI-Zulieferer:

Copy Writer für Website/Blog (Confidential) – Optimiert externe Kommunikation
Recruiting Berater (Basic) – Gibt Input zu Stellenanzeigen und Bewerberprofilen

Min-Max-Prinzip: Maximaler Output bei minimalem Input

Bei der Auswahl deiner ersten KI-Assistenten nutze das Min-Max-Prinzip: Wähle die Anwendungsfälle, die bei minimalem Zeitaufwand maximalen Output für dich generieren.

Gute Startpunkte sind:

E-Mail-Korrespondenz strukturieren und verbessern
Meeting-Notizen zusammenfassen und Aktionspunkte extrahieren
Erste Entwürfe für wiederkehrende Dokumente erstellen

Ausblick: Die nächsten Phasen deines KI-Teams

Dieser Artikel ist der Auftakt einer umfassenden Reihe, in der ich mein gesamtes KI-Assistenten-System detailliert beschreibe. In den kommenden Beiträgen werde ich immer wieder auf einzelne Aspekte aller drei Phasen eingehen und dir praktische Anleitungen geben.

Im nächsten Artikel erkläre ich dir, wie du in Phase 1 eine solide Basis an Dokumenten schaffst, die als Grundlage für deine KI-Assistenten dienen. Du wirst lernen, wie du diese Dokumentenbasis einfach aktualisieren und anpassen kannst, ohne technisches Experten-Wissen zu benötigen.

In den weiteren Phasen deines KI-Teams geht es dann um:

Phase 2 – Struktur & Schnittstellen: Aufbau von Standard-Templates und Verbinden mit weiteren Tools
Phase 3 – Delegieren & Automatisieren: Autonome Agenten übernehmen ganze Work-Streams

Diese tiefergehenden Phasen werden wir in kommenden Playbooks und Artikeln detailliert beleuchten – immer mit dem Fokus auf praktische Umsetzbarkeit für Führungskräfte.

Hinweis: Die vollständigen Playbooks zu allen drei Phasen findest du bald in DECAID Intelligence, unserem kostenlosen Content Hub.