Um euch die wichtigsten Inhalte aus dem Webinar zugänglich zu machen, findet ihr hier die Zusammenfassung der Kernaussagen und Empfehlungen von Johannes.

🚩 1. Wie startet man ein Automatisierungsprojekt?

Im Webinar hat Johannes klar gemacht, dass jedes erfolgreiche Automatisierungsprojekt mit den Menschen beginnt, nicht mit Tools.

Schritt 1: Team und Rahmenbedingungen klären

• Stimmung erfassen: Bevor man mit technischen Aspekten beginnt, sollte man zunächst die Haltung im Team verstehen.
  • Wer steht Automatisierung offen gegenüber, wer hat Sorgen oder Ängste (z.B. Jobverlust)?
  • Welche Erwartungen und Hoffnungen verbinden die Beteiligten damit?
• Wissensstand einschätzen: Was wissen Mitarbeitende bereits über KI und Automatisierung? Haben sie Vorerfahrung oder experimentieren sie bereits?
• Rechtliche Rahmenbedingungen prüfen: Sind die notwendigen Daten überhaupt vorhanden, und dürfen diese aus Datenschutzsicht verwendet werden?

Schritt 2: Prozessqualität sicherstellen

• Prüfen, ob der Prozess bereits gut läuft und grundsätzlich geeignet ist.
• Grundregel: Man darf niemals versuchen, schlecht funktionierende Prozesse zu automatisieren („Shit in, Shit out“). Das verschlimmert bestehende Probleme.

Schritt 3: Zielklarheit herstellen

• Hinterfragen der Motivation: Wollen wir automatisieren, weil es tatsächlich einen Bedarf gibt, oder folgen wir nur einem Trend?
• Ziel ist stets eine echte Verbesserung – Zeit sparen, Fehler reduzieren, Frust abbauen.

🎯 2. Wie identifiziert und entwickelt man geeignete Use Cases?

Johannes nennt klare Kriterien für die Auswahl geeigneter Use Cases:

Kriterien zur Auswahl von Use Cases:

• Klarer Nutzen: Der Use Case sollte eine spürbare Verbesserung für das Team bringen (z. B. Zeiteinsparung, Qualitätssteigerung).
• Prozess regelmäßig und wiederkehrend: Ideale Kandidaten sind repetitive Abläufe, die häufig auftreten und immer gleich verlaufen.
• Datenqualität und -verfügbarkeit: Die benötigten Daten sollten sauber, strukturiert und verfügbar sein.
• Einfachheit und Machbarkeit: Der erste Use Case sollte bewusst klein gewählt werden und innerhalb weniger Tage umsetzbar sein, idealerweise 1–2 Tage.

Vorgehensweise bei der Umsetzung:

• Zunächst den Prozess klar auf Papier skizzieren.
• Erste Umsetzung immer mit einem sehr einfachen, linearen Ablauf beginnen.
• Erst wenn dieser stabil läuft, folgt die Erweiterung und Skalierung.
• Weiterentwicklungen werden nie am laufenden Prozess vorgenommen, sondern immer separat auf einer zweiten Version getestet, um den produktiven Betrieb nicht zu stören.

🛠️ 3. Was ist n8n und wie nutzt man es?

Johannes stellte im Webinar das Workflow-Automation-Tool n8n vor anhand zweier Use Cases:

1. Automatische Erstellung von LinkedIn-Beiträgen: Ein täglicher Workflow generiert automatisch kurze LinkedIn-Posts inklusive Bildideen. Mitarbeitende prüfen und veröffentlichen die Inhalte abschließend manuell. Ziel ist eine regelmäßige Content-Produktion bei minimalem Aufwand.

2. Automatische Headline-Erstellung mit lokalem KI-Modell: Johannes stellte einen Workflow vor, bei dem Inhalte automatisiert aus dem Internet abgerufen (gescraped) und direkt auf dem eigenen Rechner verarbeitet werden. Ein lokal installiertes KI-Modell generiert daraus passende Headlines und Sublines. Dieser Ablauf erfolgt komplett offline, um Datenschutzanforderungen sicher zu erfüllen.

Definition und Funktionsweise von n8n:

• N8N ist ein visuelles Workflow-Automation-Tool, das Prozesse automatisiert und unterschiedliche Systeme miteinander verknüpft.
• Es arbeitet nach dem „Node-Prinzip“: Ein Workflow startet mit einem Trigger (z.B. Zeitsteuerung oder Formular-Eingang), und danach folgen klar definierte Aktionen, die jeweils eigene Aufgaben übernehmen.
• Workflows werden grafisch per Drag-and-drop erstellt und ermöglichen eine intuitive Steuerung.

Konkrete Use Cases für N8N (Beispiele aus der Praxis):

• Automatisierte Erstellung von Content wie Social Media Posts, Headlines und kurze Texte
• Automatische Verarbeitung strukturierter Daten (z. B. Inhalte aus Dokumenten extrahieren)
• Interne Informationsverteilung, etwa automatische Zusammenfassungen oder Benachrichtigungen an das Team
• Integration bestehender Tools (Google Sheets, Google Drive, E-Mail)

🎓 4. Welches Vorwissen braucht man, um n8n zu bedienen?

Schneller Einstieg möglich:

• Keine tieferen technischen Vorkenntnisse nötig
• Johannes beschreibt n8n als sehr intuitiv und leicht zu lernen: Einsteiger können innerhalb eines Tages die Grundlagen verstehen und einfache Prozesse bauen.

Was sind Herausforderungen:

• Prozessverständnis („Welche Prozesse lohnen sich überhaupt?“)
• Datenqualität („Sind Daten vollständig und verwendbar?“)
• Rechtliche und organisatorische Fragestellungen (DSGVO, IT-Sicherheit, API-Management)
• Kontinuierliche Wartung und Betreuung („Wer kümmert sich langfristig um den Workflow?“)

⚠️ 5. Typische Fehler in Automatisierungsprojekten – und wie man sie vermeidet

Fehler und Gegenstrategien:

• Zu komplexer Scope zu Beginn: Start immer mit dem kleinsten möglichen, linearen Ablauf.
• Automatisierung ungeeigneter Prozesse („Shit in, Shit out“): Nur Prozesse automatisieren, die bereits gut und zuverlässig funktionieren.
• Live-System direkt verändern: Änderungen und Erweiterungen immer zuerst separat testen, bevor man sie produktiv schaltet.
• Unzureichende Qualitätskontrolle: Jeder Workflow braucht einen Qualitätssicherungsprozess. Ergebnisse sollten zunächst immer menschlich überprüft werden, um Fehler zu vermeiden.
• Blackbox-Systeme verwenden: Man sollte keine fremden, unverstandenen Workflows einsetzen, da das zu Sicherheits- und Wartungsproblemen führen kann.

👥 6. Kommunikation und Kultur im Team

Johannes betont die Bedeutung der richtigen Teamkommunikation:

• Verständnis und Vertrauen aufbauen: Sich Zeit nehmen, um auf alle Fragen und Bedenken einzugehen, bevor es technisch wird.
• Keine Überforderung des Teams: Im Gruppenkontext das Lerntempo immer an den schwächsten Teilnehmenden anpassen. Nie jemanden zurücklassen.
• Verantwortlichkeiten klar benennen: Jeder Workflow braucht eine zuständige Person („Process Owner“), die langfristig dafür verantwortlich ist.
• Transparenz und Erklärbarkeit: Prozesse und Ergebnisse sollten verständlich und nachvollziehbar bleiben, um dauerhaftes Vertrauen und Akzeptanz im Team zu schaffen.

„Erfolgreiche Automatisierung beginnt nicht mit Tools, sondern mit klarer Kommunikation, strukturierten Prozessen und menschenzentrierten Use Cases, die Schritt für Schritt umgesetzt und dauerhaft verantwortungsvoll betreut werden.“

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