Interne Erhebungen aus unserer Academy zeigen eine beeindruckende, aber auch ernüchternde Statistik: Während 96% der Lernenden ChatGPT verwenden, erzielen nur 5% damit messbare Ergebnisse.

Die Ursache? Selten das KI-Tool selbst, sondern die fehlende Strategie beim Aufbau.

Keine Sorge – dieser Schritt wirkt komplizierter, als er ist. Das folgende Framework, direkt aus unserer Praxis abgeleitet, zeigt dir die vier technologieunabhängigen Komponenten, die du für den Bau eines leistungsstarken Assistenten benötigst. Achte besonders auf Komponente 2 – das ist der häufigste Fehler, den du aber leicht vermeiden kannst.

Komponente 1: Die Rolle – Dein digitaler "Arbeitsvertrag"

Dies ist die detaillierte Anweisung, die den Zweck und die Persönlichkeit deines Assistenten definiert. Stell dir vor, du stellst einen neuen Mitarbeiter ein – genau so präzise musst du auch hier vorgehen.

Als Praxisbeispiel dient unser interner Assistent "Alfred". Sein Basisprompt enthält diese fünf Elemente:

Kernidentität & Mission: Eine klare Definition, was der Assistent ist (z.B. "spezialisierter CEO-Assistent") und was sein übergeordnetes Ziel ist.

Hauptfunktionen & Prioritäten: Genaue Beschreibung der Kernkompetenzen, geordnet nach Wichtigkeit (z.B. 1. Strategische Entscheidungsunterstützung, 2. Operative Problemlösung).

Kommunikationsrichtlinien: Ein starres Regelwerk für die Struktur der Antworten. Alfred muss beispielsweise immer in dieser Reihenfolge antworten: 1. Situationseinschätzung, 2. Kernempfehlung, 3. Begründung, 4. Nächste Schritte, 5. Risiken.

Stilvorgaben: Anweisungen zur Tonalität, z.B. "direkt und prägnant", "in Bullet Points" und "keep it simple".

Eskalationskriterien: Grenzen definieren, wann der Assistent nicht mehr antworten, sondern z.B. externe Beratung empfehlen soll (etwa bei Rechtsthemen).

Wichtiger Hinweis: Dieser Basisprompt ist nicht statisch. Der gezeigte Prompt ist bereits das Ergebnis mehrerer Iterationen (Version 5) – erwarte nicht, dass es beim ersten Mal perfekt funktioniert.

Komponente 2: Das Wissen – Hier trennt sich die Spreu vom Weizen

Um nicht "generischen Müll" zu produzieren, muss dein Assistent mit spezifischem Wissen gefüttert werden. Hier scheitern die meisten – aber du machst es jetzt richtig.

Unsere Praxis unterscheidet zwei Arten:

Unternehmensinterna – Deine Secret Sauce: In der Praxis wird dies durch einen Ordner mit "One-Pagern" (Google Docs) gelöst. Für jedes Produkt, jede Dienstleistung und sogar für die Unternehmensvision gibt es ein eigenes Dokument, das Positionierung, Zielgruppe, Kernangebot etc. beschreibt.

Methodisches & Persönliches Wissen: Neben Unternehmenswissen kannst du auch Fachwissen (z.B. Copywriting-Frameworks) und sogar persönlichen Kontext hinterlegen. Im Beispiel von "Alfred" wurde dem Assistenten das Persönlichkeitsprofil des CEOs (inkl. ADHS, Testergebnissen wie ENTJ) zur Verfügung gestellt, damit der Assistent den Kommunikationsstil und die Bedürfnisse des Nutzers besser versteht.

Komponente 3: Die Fähigkeiten – Was dein Assistent tun darf

Hier definierst du, was der Assistent aktiv tun darf. Das ist wie die Zugriffsrechte für einen neuen Mitarbeiter – sei präzise:

Zugriff auf andere Tools: Darf der Assistent in den Google Kalender, in Gmail-Entwürfe schreiben oder auf das CRM zugreifen?

Interne Skills: Welche eingebauten Funktionen darf er nutzen? Beispiele sind "Websuchen", "Bilder machen", "programmieren" oder "analytische Themen".

Kontrolle: Du kannst festlegen, für welche Aktionen der Assistent eine explizite Bestätigung von dir einholen muss.

Komponente 4: Die Intelligenz – Das richtige Modell für den Job

Die Wahl des KI-Modells hat einen direkten Einfluss auf die Qualität. Unsere Erfahrung zeigt, dass verschiedene Modelle unterschiedliche Stärken haben (z.B. "Gemini ist im Analytics-Teil besser", "Claude Sonnet ist im Bereich kreatives Schreiben besser").

Die Rolle von Tools wie Langdock: Intern setzen wir auf Tools wie Langdock, um diesen Prozess zu erleichtern. Es ist ein sogenannter "Wrapper", der den Zugriff auf mehrere KI-Modelle über eine einzige Benutzeroberfläche ermöglicht.

Der Vorteil: Du kannst für jede Aufgabe flexibel das am besten geeignete Modell auswählen, ohne das Tool wechseln zu müssen, und so die Stärken der jeweiligen KI gezielt nutzen.

Dein nächster Schritt: Sofort umsetzbar

Beginne heute mit Komponente 1 – der Rolle. Nimm dir 15 Minuten und schreibe einen einfachen Basisprompt für deinen häufigsten Anwendungsfall.

Denk daran: Version 1 muss nicht perfekt sein. Alfred ist auch erst in Version 5 richtig gut geworden.

Du willst tiefer einsteigen? In unserer Academy findest du konkrete Prompt-Templates und Step-by-Step-Anleitungen für jede Komponente. Weil am Ende zählt nur eins: dass du einen Assistenten hast, der dir echte Arbeit abnimmt, statt nur nett zu chatten.